В бизнесе существует три основных потока документов.
Все документы, поступающие в бизнес, проходят: первичную обработку, предварительное тестирование, регистрацию, управленческое тестирование и передачу на исполнение.
Служба поддержки документооборота может быть представлена в бизнесе как отдельное структурное подразделение или как отдельный сотрудник, но должна принимать только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и отправленные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае отправленные документы будут возвращены автору с соответствующей сопроводительной запиской, объясняющей причины возврата.
Если адрес отправителя удается установить, папка с входящим документом оставляется. Документы, помеченные как «личные» и адресованные государственным органам, не вскрываются и не доводятся до адресата.
Сотрудники ДОУ проводят предварительную проверку документов для классификации поступивших документов по следующим признакам
Обработка и передача документа исполнителю осуществляется в день поступления в ДОУ. Если документ исполняется несколькими подразделениями или сотрудниками, то он дублируется в необходимом количестве экземпляров.
Документы для отправки в другие организации сортируются, упаковываются, готовятся к отправке и сдаются в почтовое отделение. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие вложений и соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления. В случае заказных писем список рассылки подписывается и датируется сотрудником Службы ДОУ.
Отправленные документы обрабатываются и отправляются в день регистрации.
Внутренние документы компании передаются исполнителю после получения регистрационной формы.
Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и определяется как «фиксация в установленном формате учетных данных, относящихся к документу, а также факта его создания, передачи или получения».
Как видно из определения, регистрация придает документу юридическую силу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, он не получил номер и не оформлен, как будто его еще не существует. Примерами могут служить приказы и резолюции. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение не несет ответственности, так как факт получения не был проверен.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и работа со ссылкой на них.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и отчетности, независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации заключается в удалении из документов необходимых элементов и внесении их в определенную регистрационную форму (журнал, вкладку или ПК) для создания базы данных документов по оборудованию. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (предприятия).
Каждому документу, упомянутому в числе регистрируемых документов, присваивается уникальный регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного серийного номера, который указывается в служебной записке при поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В небольших организациях и компаниях все документы регистрируются секретарем централизованно. В учреждениях с подразделениями регистрация внутренних документов осуществляется децентрализованно различными группами, например, бухгалтерией, отделом кадров, канцелярией и т. д. В этом случае внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания или утверждения, в день получения — получены и в день передачи — отправлены.
Для каждого входящего, исходящего и внутреннего документа ведутся отдельные регистрационные формы с индивидуальными регистрационными номерами.
Как правило, в процессе регистрации документы на регистрационном бланке должны содержать следующую информацию.
Существует три вида регистрационных форм: дневниковая, карточная и автоматическая электронная (на компьютере).
Регистрация через календарную систему необходима только тогда, когда документ находится на первых этапах исполнения и может предотвратить претензии со стороны общественности и конфликтные ситуации. Примером могут служить документы, связанные с образованием, рабочие тетради и дорожки. Как правило, это документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Если количество поступающих документов очень мало, от календарной системы можно отказаться.
Во всех остальных случаях от этой формы регистрации отказались, так как она затрудняет контроль исполнения документов и работу со ссылками в документе.
Карточная система ввода документов стала еще удобнее. Формат карточки (учетно-контрольной) и расположение элементов на ней определяются самим учреждением и фиксируются в инструкции по делопроизводству.
Ведение системы регистрации карточек в ручном режиме требует годового тиража карточек и не менее двух картотек (в терминах: контрольная картотека и справочная картотека) для их хранения.
Количество экземпляров заполняемой регистрационной карточки (обычно называемой регистрационно-контрольной карточкой — РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек должно быть не менее двух.
В настоящее время наиболее приемлемым вариантом является регистрация документа на компьютере. Однако и в этом случае на экране появляется форма карточки с аналогичными полями (экранная форма РКК), куда и вносится информация о документе.
Карточка документа может быть первоначально заполнена не полностью, до передачи документа руководителю, то есть без определения решения, срока исполнения и исполнителя. После того как документ проверен руководителем, информация вносится в карточку. Это означает, что данная информация вносится на карточку.
При четком взаимодействии с администратором, когда администратор просматривает полученное утром электронное письмо, документ можно сначала передать администратору на рассмотрение, а затем, когда решение администратора уже принято, полностью заполнить регистрационную форму.
После заполнения ваучера один помещается в файл условий, другой — в информационно-справочный файл, и документ передается исполнителю для обработки.
При регистрации на ПК данные о документах, сохраненные при регистрации, используются программой для автоматических операций проверки и реферирования. В этом случае поиск может быть осуществлен по одному из зарегистрированных показателей.
Регистрация документов — как правильно регистрировать документы, отправленные и полученные вашим предприятием
Процесс юридического фиксирования факта регистрации и получения ценного документа в делопроизводстве государственного учреждения называется регистрацией документов. Суть этого процесса заключается в выполнении атомарного индекса и записи его в журнал или аналогичную базу данных. После завершения основного процесса документы хранятся в течение определенного времени с целью получения справочной информации и контроля сроков исполнения.
Цель регистрации.
Не все граждане России разбираются в юридических вопросах и не понимают важности соблюдения правил регистрации. Основная цель данного закона — придать правовое значение сообщениям. В противном случае, не имея вышеперечисленных признаков, учреждение не несет ответственности за документ и не может использовать его в своих целях. Кроме того, регистрация необходима по следующим причинам
На малых и средних предприятиях есть административный отдел, который отвечает за документы. Если такого отдела нет, задача передается в кабинет секретаря генерального директора. Если после регистрации документ передается в другой отдел, его не нужно регистрировать повторно. При регистрации в соответствии с Директивой № 536 от 11 августа 2005 г. учрежденной МК (Министерством культуры и массовых коммуникаций), требуется правильно оформленный титульный лист.
На этом список не заканчивается. В зависимости от типа и назначения документа к основным требованиям могут добавляться дополнительные реквизиты.
Для быстрого поиска важно, чтобы входящий номер документа был правильно связан с квитанцией. Это и есть индекс. Он может состоять из цифр, некоторых символов и заглавных букв. Номера вводятся преимущественно по порядку или по названию предстоящего дела. Буквы присваиваются по объектному принципу. Например, «о», «к», если дело касается отдела кадров.
Формы системы
Регистрация документов в офисе делится на различные системы. Удачный выбор системы подтверждается удобной классификацией документов, грамотной организацией процесса и плодотворной дальнейшей работой. Каждая из них имеет как недостатки, так и преимущества. Всего существует три группы.
Примеры оформления книг для записей можно бесплатно скачать в интернете.
Регистрация по карточкам.
При таком способе ведения записей создается единая регистрационная карточка. Для классификации используется цветовое кодирование. Это облегчает поиск по большому количеству карточек. Всего существует две папки.
Типы журнальных записей.
Используется, когда учет имеет высокий приоритет и разрешен деятельностью организации, а также если годовой оборот документов не превышает 500. Календари могут быть созданы для всех типов документов. Правила оформления календарей:.
Недостатком этого типа является то, что во избежание ошибок работать с журналом рекомендуется только одному сотруднику. Работа многих людей и большой поток ценных документов делают этот процесс очень сложным и медленным. Кроме того, листы бумаги легко уничтожаются, и такие журналы не могут храниться долго.
Компьютеризированные архивы.
Компьютеры используются в крупных учреждениях. Ведение зарегистрированных на компьютере файлов с помощью компьютера дает ряд преимуществ. К ним относятся:
Типы документации
Каждому предприятию необходимо организовать и наладить правильный поток документации. При больших продажах важно быстро рассортировать их по разным группам корреспонденции, чтобы избежать путаницы. Они различаются по исполнению, применению и индексу (индивидуальному номеру) на месте.
Согласно модели Inbox Newspaper, в правом нижнем углу обложки обязательно ставится регистрационный штамп с датой и индексом. В исходящих документах ситуация аналогичная, но с одним отличием: на левой стороне страницы после пункта.
Вам понравилась эта статья? Поделитесь ею на.
detector