При изменении тех или иных данных необходимо обновить контрагентов и деловых партнеров. Их можно разделить на два типа.
Эти данные обязательны для каждого договора, поэтому даже при замене партнера необходимо ссылаться на партнера.
Заполните шапку письма.
Завершение письма письмами для изменения реквизитов.
Ниже располагается информационная часть.
Как отправить письмо
Поскольку данные — самая важная часть официального документа, рекомендуется отправлять письмо для всех изменений, связанных с «натуральной» формой. Таким образом, вы обеспечите информирование контрагентов о новой информации, особенно если эти сообщения отправляются под расписку заказным письмом.
В крайнем случае, есть возможность комбинировать различные варианты доставки. Например, можно совместить отправку по электронной почте или факсу с отправкой почтой России. Это позволит проинформировать партнеров о смене адреса в кратчайшие сроки, а отправителю предоставит доказательства того, что соответствующее письмо было отправлено вовремя и получено адресатом.
Когда требуется смена юридического адреса
Юрадрес — это место, где находятся постоянные исполнительные офисы компании. Проще говоря, это рабочее место главы компании. Официально юридический адрес называется «местом регистрации юридического лица» (статья 54 Гражданского кодекса РФ).
Вся почта, включая налоговые уведомления, судебные извещения и письма от деловых партнеров, отправляется на юридический адрес.
В большинстве случаев юридический адрес меняется по следующим причинам
Кто и в какие сроки должен быть уведомлен о смене юридического адреса?
После принятия решения о смене юридического адреса учредитель должен в течение семи рабочих дней направить заявление P13014 вместе с остальным пакетом документов в налоговый орган (Закон № 129-ФЗ, статья 5, пункт 5). Компании, не уложившиеся в срок, могут быть оштрафованы на 5 000 рублей (ст. 14.25 КоАП РФ).
Уведомлять ФСС, ПФР и Росстат о смене юридического адреса не нужно. Это делают сами налоговые органы в течение пяти дней с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ (Постановление Правительства РФ № 1092).
Законодательно не установлен срок уведомления кредиторов и страхователей. Однако, согласно общепринятой практике, это необходимо сделать сразу после регистрации изменений и получения документов из Федеральной налоговой службы.
В договоре с банком обычно оговаривается обязанность организации уведомить банковское учреждение в случае смены места нахождения. Этого требует Закон о борьбе с отмыванием денег.
В договорах с торговыми партнерами также часто прописывается обязательство уведомить агентство, если одна из компаний решит сменить юридический адрес. Это необходимо для того, чтобы данные в документах о предоставлении товаров и услуг были заполнены правильно. Невыполнение этого требования может привести к включению расходов в неправильно заполненные документы и проблемам с вычетами НДС.
Изменение местожительства: уведомление страхователя.
Уведомление об изменении правового контроля контрагента составляется в произвольной форме. Такие уведомления следует направлять казначею компании, с которой вы работаете, чтобы убедиться, что в документах правильно указана информация о вас. Кроме того, неправильные адреса в ключевых документах ставят под сомнение восприятие расходов бухгалтером. Неверные адреса в счетах-фактурах также могут привести к отказу в предоставлении скидок по НДС. Кроме того, в соответствии с правилами заполнения счетов-фактур адреса продавца и покупателя, если они являются российскими организациями, должны быть указаны как в едином государственном реестре юридических лиц согласно пунктам 2А и 6А (подпункт)». Пункт 1 Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ 1137 от 26. 12. 2011.
Кстати, действующее руководство компании, зарегистрированное на территории Российской Федерации, можно в любой момент найти на сайте Федеральной налоговой службы с помощью сервиса «Прозрачная компания». Информация предоставляется в точном соответствии с данными, содержащимися в Едином государственном реестре юридических лиц.
Правила составления писем контрагентам о смене адреса.
Рассмотрим практические оттенки информации для партнеров об изменении деловых контактов. Также ознакомьтесь с образцом уведомления контрагентов о смене юридического лица.
Каков порядок действий при уведомлении государственных органов о смене руководства юридического лица, рассказал Градилин. Получите тестовый доступ к КонсультантПлюс, чтобы ознакомиться с рекомендациями экспертов.
Письмо контрагенту должно содержать следующее
1. ссылку на договор с указанием номера и даты его подписания, при наличии договора, предусматривающего информирование контрагента об изменении адреса.
2. описание использования адреса. Так, на практике он может быть использован следующим образом.
Скачайте письмо контрагенту о смене юридического адреса с нашего сайта.
Затем вам необходимо подготовить уведомление о смене юридического адреса.
Письма о смене юридического контроля рассылаются организацией в государственные службы и деловым партнерам. Решение о смене адреса обычно принимается в таких случаях.
В этом случае организации необходимо обновить свою ИФНС
в соответствии с положениями пункта 5 статьи 5 Закона о государственной регистрации. 129-ФЗ от 8 августа 2001 года, организация должна зарегистрировать изменения, направив заявление и пакет документов в ФНС в течение семи рабочих дней с момента утверждения решения о смене юридического адреса.
За несоблюдение этого срока сотрудники компании должны заплатить штраф в размере 5 000 рублей (Кодекс РФ об административных правонарушениях 14. 25 (3)).
Информационное письмо об изменениях в правовом управлении необходимо направить в государственные органы и деловым партнерам после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ и получения новых документов от регистратора.
Кому должно быть направлено письменное уведомление.
Государственные органы (кроме ФНС, см. выше) и фонды, а также контрагенты — подумайте, нужно ли вам уведомлять их об изменениях в составе руководства.
Уведомление учреждений и государственных органов о смене адреса
Постановление Правительства РФ от 22 декабря № 1092, 22 ноября, Регистрация ФНС предусматривает обязанность уведомлять неконфликтные фонды и органы статистики об изменении сведений о юридическом лице в течение пяти рабочих дней с момента государственной регистрации. Организации не обязаны уведомлять Фонд и органы статистики о смене адреса, но могут это сделать, если это необходимо для ускорения процесса.
Приходить непосредственно в Госкомстат для подачи уведомления не нужно. Это можно сделать на официальном веб-портале статистического органа. Пользователь должен направить в статистический комитет копию решения о смене юридического адреса и копию регистрационного листа из Государственного реестра, полученного в ИФНС.
С 2014 года налогоплательщики не обязаны информировать ЕДП и Фонд социального страхования обо всех изменениях, внесенных в единый государственный реестр юридических лиц. Эта обязанность возложена на ИП, но желательно убедиться, что фонд получил необходимую информацию. Если фонд не располагает такой информацией, компания может сообщить ее самостоятельно.
Уведомление об изменении банковского адреса и профилактика
Письма об изменении юридического адреса учреждения, указанного ниже, обязательно должны быть направлены по следующим адресам
Как подготовить уведомление?
Письмо о смене юридического адреса для общества с ограниченной ответственностью можно взять за образец, как основу для подготовки аналогичного документа, который относится к официальной деловой переписке и активно используется в документообороте. Письмо может быть написано на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.
Образцы писем о смене юридического адреса не прописаны в законе и поэтому имеют свободную форму. При подготовке документа необходимо учитывать следующие моменты
Образец письма-уведомления о смене юридического адреса
Дополнительную информацию по этому вопросу можно получить в КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.