Договоры — это, пожалуй, самая густонаселенная категория юридических документов. Без них не может существовать ни одна реальная компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что перед юридической службой каждой компании встают вопросы Насколько это грамотно, зависит от того, как быстро найдется тот или иной юрист или та или иная договоренность. И если он ее найдет.
До этого момента многое может зависеть от скорости поиска. Например, исход многомиллионного судебного спора имеет решающее значение для контракта или дополнительных соглашений к нему. Подумайте, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров.
В разных компаниях договоры могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до передачи в архив). Такое хранение называется функциональным. В большинстве случаев выбирается один из трех вариантов
Хранить договор в юридическом (традиционном) отделе.
Безусловно, удобнее иметь все договоры в руках самих юристов. Еще одна причина хранить эти документы в юридическом отделе. Именно юристы создают договоры компании и работают с договорами, которые они получают от контрагентов. Кроме того, в юридическом отделе обычно хранятся соответствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и т. д.
Однако такой вариант хранения не является идеальным. Юристы должны отвлекаться и тратить время на передачу копий договоров в другие отделы. Бухгалтерские фирмы или отделы маркетинга и продаж. И, возможно, даже предоставлять их в налоговые органы, как того требуют аудиторы.
В крупных организациях обычно создаются юридические отделы, а также более крупные подразделения со своей внутренней структурой. Например, в состав юридического отдела могут входить различные отделы, занимающиеся различными направлениями юридической работы, в том числе отдел договоров.
В случае большого объема договорной и юридической работы отдел договоров отвечает за подготовку, согласование, подписание и регистрацию договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и т. д., а также за немедленное систематическое архивирование договоров. Он ведет всю эту договорную документацию, следит за сроками ее хранения и своевременной передачей в архив, а также выдает копии договоров и их оригиналы по запросу как аудиторов, так и сотрудников самой компании. Эти обязанности обычно определяются в положениях о договорном отделе или, в более общем случае, в положениях о вышестоящих уровнях организационной структуры компании, а конкретная деятельность сотрудников договорного отдела описывается в их должностных инструкциях и/или трудовых договорах. .
Для оптимизации работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например, следующие.
Следует подчеркнуть, что налаживание процесса хранения договоров в организации и определение должностной инструкции сотрудника, ответственного за это хранение, является очень важным аспектом, независимо от того, какой отдел отвечает за эту функцию.
Хранение договоров в бухгалтерской книге.
Такой подход также является разумным. Ведь в бухгалтерской фирме хранятся все ключевые документы, необходимые для заключения договора. В случае запроса со стороны налоговой проверки бухгалтер может представить полный пакет документов по каждой сделке.
Минус в том, что юристы обычно нуждаются в договорах гораздо чаще, чем бухгалтеры. Это означает, что и те и другие могут тратить неоправданно много рабочего времени. Бухгалтеру нужно найти и выдать копии документов. А юристу нужно направлять их для получения необходимых сделок.
Хранение документов в канцелярии премьер-министра (например, в секретариате)
Этот метод обычно используется в крупных компаниях, где для организации делопроизводства и документооборота создается внутренний отдел, а для хранения документов устанавливается поток. В таких случаях сотрудник отдела осуществляет систематическое оперативное хранение договоров и направляет центральный экземпляр договора в соответствующую службу или аудитору в соответствии с его регламентом, инструкцией по делопроизводству и другими аналогичными локальными нормативными актами.
Основным недостатком такой организации функционального хранения документов являются дополнительные затраты на укомплектование офиса сотрудниками, хорошо разбирающимися в особенностях традиционных документов, не говоря уже о коммерческих и иных вопросах защиты. Охраняемые законом тайны (если такой статус установлен для конкретной сделки).
Как правило, они являются экспертами в области документооборота и прекрасно знают особенности различных видов документов, в том числе традиционных. И именно они, в отличие от юристов и бухгалтеров, обладают специальными знаниями в этой области и поэтому могут правильно организовать процесс использования.
Некоторые фирмы используют уникальную комбинацию первого и второго вариантов. Некоторые договоры хранятся в бухгалтерии и юридическом отделе. При таком подходе наиболее важные договоры защищают юристы. Например, договоры купли-продажи недвижимости и других ценных активов.
Однако текущие деловые соглашения, заключаемые компаниями в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, на поставку продукции), можно хранить в бухгалтерии.
Там требуется больше. Кроме того, бухгалтер — это лицо, которое занимается «ключевыми документами», например, подготовкой счетов, закрытием операций и т. д.
Ответственность за хранение некоторых видов договоров может быть разной. Например, в некоторых университетах принято хранить договоры на оказание платных образовательных услуг для учебных подразделений, договоры на проведение исследований, экспериментальные разработки и технические проекты (например, договоры для отделов исследований и разработок и других видов деятельности). .
Принцип понятен — тот, кто больше всего работает с договорами, должен всегда иметь их при себе. Это децентрализованное хранение, в отличие от централизованного, когда все договоры хранятся в структурных подразделениях организации (например, в отделе договоров, бухгалтерском бюро, офисном отделе).
Однако, чтобы не запутаться в том, кто отвечает за договоры, и, в случае необходимости, привлечь к ответственности за их утрату, целесообразно определить это распределение в соответствии с локальным нормативным актом организации. Вопросы хранения договоров и сопутствующих документов; номенклатура дел.
Способы хранения.
Общих законодательных требований к процессу хранения (например, вместо использования кассовых документов) не существует. Поэтому предприятие само решает, где и как их хранить. Для наиболее важных операций целесообразно использовать сейф. Особенно если речь идет об особо важных документах, для которых в учреждении установлен режим защиты конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны).
Текущие контракты можно хранить в запертом офисе с контролируемым доступом. Разумеется, за оперативную охрану традиционных документов должны отвечать определенные лица. Обычно это руководитель соответствующей службы (например, главный бухгалтер, начальник управления или министерства контрактов).
Методы систематизации
На первый взгляд, наиболее удобным способом систематизации договоров является их размещение в папках по году заключения (хронологический порядок). Кроме того, договоры можно систематизировать по типу. Сразу в алфавитном порядке: агентский, аренды, банковского счета, безвозмездного пользования и т. д. При таком подходе договоры сначала систематизируются по году заключения. Затем, каждый год, по типу. Таким образом, название папки может быть, например, «2018. Агентство, аренда» или „2019. Конвенция, традиция“.
Если в компании хранится много договоров, можно добавить третий критерий. на основе имен корреспондентов (в алфавитном порядке). В этом случае папки называются так: «2018. аренда, a-i», «2019. аренда, c-u» и т. д.
В делопроизводстве это называется «организация документов в папках». Порядок систематизации определяется номенклатурой дел. Существуют строгие правила создания заголовков. Кроме того, из-за большого количества договоров, подписанных в течение года, ручная систематизация, основанная на датах, заголовках и т. д., совершенно неэффективна. совершенно неэффективна.
Крупные компании, например, импортируют линейное кодирование договоров. Это позволяет формировать договоры в файле на основе дат, чтобы их можно было быстро генерировать. При этом можно не выбирать дополнительные договоры, протоколы разногласий и т. д. При наличии определенных договоров можно в любой момент быстро найти документ в виде грамотно и непосредственно сформированного списка.
Договоры архивируются в деле в соответствии с номенклатурой дел, ежегодно утверждаемой органом. Кроме того, в самой номенклатуре могут быть выбраны различные основания для классификации договоров в целях архивирования в зависимости от особенностей деятельности компании и ее организационной структуры.
Сроки хранения всех бухгалтерских и кадровых документов в 2024 году: таблица
Скачайте все сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2024 году в удобной таблице. Мы привели основные документы, которые бухгалтер постоянно использует в своей работе. Также читайте, какие правила установлены для защиты документов и на что нужно обратить пристальное внимание. Обратите внимание, что Росархив изменил правила.
Новые условия сохранения бухгалтерских и кадровых документов в 2024 году
Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом № 77. Условия обеспечения сохранности документов, определенные приказом Росархива от 20 декабря 2019 года, останутся неизменными. Однако есть и новые положения, которые важно учитывать в работе
Первое, о чем должны знать компании и индивидуальные предприниматели, — это правила хранения электронных документов. В электронном виде архивные документы могут храниться на отдельных физических носителях или в системе хранения электронных документов (СЭД). Оба способа могут использоваться одновременно. ARMS была разработана для государственных организаций. Однако подобные системы могут использоваться и коммерческими организациями. При этом для хранения документов в системе компании могут воспользоваться услугами профессиональной организации.
Второе, что было изменено в соответствии с приказом Росархива, — это правила уничтожения документов. Документы могут быть уничтожены даже после проведения экспертизы ценности документа. Определен способ уничтожения документов. Делопроизводственные документы, подлежащие уничтожению, сдаются в организацию, занимающуюся утилизацией вторсырья. Документы, помеченные как «для служебного пользования» и содержащие персональные данные ограниченного доступа, уничтожаются в организации механическим способом путем шредирования. Затем бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, для утилизации. В предыдущих правилах способ утилизации не оговаривался.
Следующий вопрос — как долго должны храниться бухгалтерские документы в соответствии с новыми правилами. Компании и индивидуальные предприниматели должны предоставлять документы в течение одного года или, самое позднее, трех лет после окончания обработки. Документы должны храниться постоянно «до ликвидации организации» и сдаваться в архив с долгосрочным периодом хранения не менее 10 лет. Документы с максимальным сроком хранения 10 лет не могут быть перемещены в архив. Они хранятся в компании до момента уничтожения.
Срок хранения зависит от типа документа. Заблаговременное уничтожение документов не исключает претензий со стороны налоговых инспекторов, трудовых инспекций и других проверяющих.
Кроме того, новый приказ Росалкогольрегулирования устанавливает обновленную форму номенклатуры для актов и описей.
Рекомендуемые форматы документов могут быть доработаны организацией.