Структура профессионального письма обычно трехчастная. Первая часть — вводная (первая), вторая — основная и информативная, третья — заключительная, обобщающая информацию и содержащая приветствия для дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура текста может иметь следующие формы.
— Мы просим. — Мы также просим. — Мы тоже просим. — Мы информируем. — Одновременно информируем.
Разделение на самостоятельные аспекты речевого действия необходимо, так как по каждому запросу принимаются самостоятельные решения.
В первой части письма обычно содержится реальное событие, информация о нем (референция, мотивация, фон); во второй части называется желаемое, предполагаемое событие; в третьей части содержится информация о событии (референция, мотивация, фон).
Многомерные письма представляют собой аспекты повторяющегося содержания в виде абзацев.
Для связи смысловых частей с аспектами одного аспекта используются стандартные выражения.
— Начало. В начале. — Второй. Затем. — Третье. Заключение. — Перехожу к следующему вопросу. — По его вопросу. — В связи с вышеизложенным. — Принимая во внимание вышесказанное. — Учитывая необходимость вернуться к ее вопросу. — Подводя итог, необходимо подчеркнуть. — В заключение мы выражаем надежду, что. — В заключение мы хотели бы напомнить вам, что в контексте вышесказанного мы хотели бы высказать свои пожелания.
Стандартные формулировки для деловых писем.
Первая часть каждого письма (аспект) — это мотив, побуждение, объясняющее, почему вы пишете этот текст.
Типичные выражения, указывающие на причину — причина задержки платежа. — Из-за неполучения счета-фактуры. — В связи с несоответствием вашего поведения ранее принятым договоренностям. — В связи с задержкой получения задания. — В связи с изменением энергетических ценностей. — В связи со снижением производственных показателей. — В связи с социальной значимостью установки.
Что касается вашего письма с датами. — Как и было оговорено ранее. — Относительно вопроса от. — См. устное соглашение. — В ответ на ваше письмо (просьбу). — В соответствии с нашей договоренностью. — На основании нашего телефонного разговора. — По нашему устному соглашению. — В соответствии с постановлениями правительства. — В соответствии с вашим запросом. — В соответствии с протоколами взаимных поставок. — В соответствии со спецификациями. — В соответствии с переговорами.
Целевые показатели — Решить проблему как можно скорее. — Выполнение заказа. — Согласование конфликтных вопросов. — Согласование вопросов участия. — Добиться максимального освещения деятельности организации в СМИ. — Разрешить спорные вопросы. — Обеспечить безопасное прохождение груза. — В ответ на ваши вопросы. — Чтобы избежать конфликтных ситуаций.
Все вышеперечисленные фразы следует использовать в контексте структуры и статуса речи.
Стандартные фразы представлены словесной структурой и предваряются основной информацией, соответствующей стандартной речевой ситуации. — message: information, warning, notice, notification, notice — confirmation, statement: confirmation, assurance, declaration, announcement — : order, order, assist, ask, inquire, request from you — promise: I guarantee, warrant, undertake — — reminder: reminder — suggestion: I offer.
Стандартным в профессиональных письмах и других видах документов является сочетание слов.
— контроль — назначен, — цена — указана (уменьшена, увеличена), — обязательство — оплачено, — сделка — завершена, — жалоба (претензия) — подана (удовлетворена), — оплата — выполнена — счет — выставлен (оплачен), — выставлен — поднят (решен), — скидка — предложена (предоставлена), — оплата — выполнена, — возможность — предоставлена — контракт — достигнут, — кредит -. Предоставлено.
Сотрудничество в основном плодотворно и взаимовыгодно, деятельность успешна, вклад значителен, позиции конструктивны (устойчивы), аргументы сильны, потребности актуальны, сфера (услуг) широка, скидки важны/критичны, предложения важны/конструктивны, разногласия важны/не критичны, рентабельность высока/низка, расчеты предварительны Расчеты являются предварительными или окончательными и т. д.
Синонимы к слову «без возражений
Здравствуйте, меня зовут Лампобот, и я — компьютерная программа, которая помогает вам создавать карты Word. Я хорошо умею считать, но до сих пор не очень понимаю, как устроен ваш мир. Пожалуйста, помогите мне разобраться!
Спасибо! Теперь я понимаю немного больше о мире эмоций.
Вопрос: Гидроторф — нейтральный, положительный или отрицательный?
Родственные слова (по теме).
Связь со словом ‘objection’.
Предложения со словом ‘no objection’
Цитаты из русской классики, содержащие фразу «возражений нет
Сочетание слова «против».
Значение слова ‘объект’
Высказывание русского писателя, содержащее слово ‘возражать’.
Присылайте свои комментарии по адресу.
Подробнее.
Значение слова ‘объект’
Возражать, -ражу, -разишь; OW. (не возражающий). Выражать несогласие между кем-чем-н., выражать несогласие с чем-н. Апеллировать к чему-н.
Предложения со словом ‘no objection’
Связь со словом ‘objection’.
Сочетание слова «против».
{Форма
Орфография
Карта русских слов и выражений
Электронная сокровищница с возможностью поиска соответствий, синонимов, контекстов и пропозициональных пробегов русских слов и выражений.
Она сообщает информацию о падежах существительных и прилагательных, наклонениях глаголов и формальной структуре слов.
Сайт оснащен мощной поисковой системой, поддерживающей русские формы.
Коллеги.
Такое обращение относится к строгой единственности и дистанции прошлого века. Оно отражает людей, которым адресовано, раздражает и имеет мало хорошего конца.
Лучше всего поступить так: если вам нужно связаться с определенной группой людей, предпочтительнее просто перечислить «Егор, Вадим, Олег, ваша работа сегодня. », «Разработчики, надо. «. Если нужно связаться со всеми людьми, напишите что-то вроде «Привет всем».
Слышали.
Фраза кажется банальной, но от нее пахнет холодом и гордыней. Если вы хотите оставить неприятное послевкусие после ссоры, скажите: «Я тебя услышал, я тебя услышал».
А еще лучше: попробуйте сказать, что вы понимаете, что говорите, в более неформальных выражениях. ‘Проект будет завершен к 3 ноября’ или ‘Хорошо, я понял’. Я возьму с собой еще одного дизайнера, чтобы не срывать сроки».
Я этого не знал, я этого не имел в виду.
Эти выражения говорят о том, что человек не понимает ситуации, но хочет как можно скорее снять с себя ответственность. Даже если вы этого не знали, ситуация уже произошла, и обсуждать ее бессмысленно.
Лучшая практика: перестаньте оправдываться, обвинять кого-то другого и ищите того, кто может предложить варианты решения проблемы. Этот совет подходит для всех случаев в жизни, кроме тех, когда вас просят объяснить, что произошло.
Работа над приоритетами, вчерашний день, нужно сделать немедленно.
Такие «договоренности» раздражают. Особенно они раздражают, если вы не можете посмотреть на них в конце рабочего дня и оценить, срочная это работа или нет. Для действительно срочной работы есть более быстрые способы связи — телефон или мессенджер.
Как вы уже знаете / как я уже говорил в своем последнем письме.
Такие высказывания полны пассивной агрессии и обвинений в халатности. Перевод любой из этих фраз с языка офиса на человеческий язык будет выглядеть следующим образом
Будьте добры: укажите, где можно найти дополнительную информацию о проекте или временно передать тему, независимо от того, помнит ли ваш коллега о том, что вы когда-то говорили. «Все процессы от клиента находятся в папке» или »Ситуация следующая. Нам нужно переделать все карты к выходным. Сможем ли мы это сделать?»
Это пятиминутная работа, посмотрите, вы же эксперт.
Подобные фразы-действия показывают, что человек хочет получить желаемое тем или иным способом и ему все равно, что вас интересует. Он будет работать «на пять минут», в принципе, в спешке, впопыхах, в основном, «на заднем плане», «без желания», чтобы не подорвать отношения. В результате страдают последствия.
Еще лучше: старайтесь не спрашивать коллег о том, что не входит в их должностные обязанности. Если же это неизбежно, дайте им выход: «Если вы сейчас заняты, я сделаю это сам, не волнуйтесь».
Это была шутка (в состоянии разногласий или конфликта)
Даже если вы рассказали шутку и неправильно ее поняли, эта фраза приведет к тому, что люди будут возражать против вашего чувства юмора и не оценят шутку, а вы будете выглядеть как эмоционально неуравновешенный человек.
Лучшее: Не будьте смешным. Если вы сказали что-то глупое, немедленно извинитесь.
Честно… / почтительно… И прочие чрезмерные любезности.
Люди быстро понимают, что вся эта вежливость — попытка навязать новые обязанности. Типичная вежливость раздражает. Потому что все понимают, что отправителя не интересуют потребности получателя.
Это относится и к благодарностям. Не стоит беспокоиться о том, что внимание отвлекается от работы над письмом «спасибо» только из-за привычки к вежливости.
Лучше: проявляйте признательность и внимание действиями, а не словами. Для этого убедитесь, что вся информация содержится в письме и что ее смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», «спасибо» и «до свидания».
Информация/необходимость обсудить/необходимость сделать
Письмо оставляет у вас ощущение интуиции и неопределенности, а значит, и обиды. Заставляет ли общее разговорное сообщение, содержащее такие фразы, получателя задуматься о том, что ему следует делать? Или можно проигнорировать сообщение?
Что лучше: перед отправкой письма перечитать его еще раз и убедиться, что понятно, кто, что и когда должен делать. Если вы отправляете сообщение в общий раздел, отправьте его в личку или конкретно тому, к кому вы обращаетесь. ‘Я попрошу разработчиков изучить список предложений до завтра и попрошу всех подумать, чем мы можем помочь’.
Сообщить/написать обновить/создать коллеге
‘Коллеги, пожалуйста, упомяните о работе над металлочерепицей’ — такие сообщения в общих разговорах могут быть проигнорированы. Конкретного адресата или временного ограничения нет.
Лучше всего: если вы решили поставить задачу в общем разговоре, сразу же определите контактное лицо. Марина и Катя должны упомянуть о работе с металлочерепицей до 15:00».
Что можно посмотреть и почитать на эту тему?
Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловых электронных письмах. Помните, что уважение, даже такое незначительное, может помочь разрешить споры и облегчить решение трудовых вопросов.
‘Спасибо’, или 10 самых неуместных фраз в профессиональных электронных письмах
Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, без общения и коммуникаций с коллегами, клиентами или партнерами не обойтись. Какие популярные фразы лучше не использовать, а какими лучше их заменить? Об этом нам рассказывает HR-эксперт Ольга Петелич из Resecher.
1. «Хорошие времена».
В профессиональной переписке эту фразу часто используют вместо «доброго утра», полагая, что адресат прочитает сообщение вечером. Такие обращения кажутся разумными, особенно если вы работаете с партнерами или клиентами в других часовых поясах, но использовать их не стоит.
Если в переписке участвуют люди, находящиеся в разных часовых поясах, можно использовать приветствие, не привязанное ко времени: «Здравствуйте/Приветствую». Можно также написать: «Добрый вечер». Трудно будет обидеть кого-либо, если он вдруг прочитает это сообщение вечером.
2. «Привет» — и тишина
Отправка простого приветствия может привести к отсутствию ответа или задержке контакта. Этот «трюк» чаще всего используется в мессенджерах. Поскольку Messenger стал комплексной платформой для делового общения, он должен соответствовать почти тем же правилам, что и деловая электронная почта.
Идеальное первое сообщение в деловом общении — это приветствие и краткое описание сути вопроса. Например: «Здравствуйте, меня зовут Питер. Я менеджер проекта. Мой клиент попросил меня внести некоторые изменения в функциональность его сайта. Я знаю, что вы работаете над этим проектом, могу ли я отправить вам изменения? Если нет, то кому вы можете передать?
Получатель сразу понимает, кто и зачем ему пишет, и может ответить максимально просто и быстро. Они могут переслать письмо другому сотруднику или запросить дополнительную информацию.
3. «Что происходит?»
И другие вариации, которые «давят» на собеседника, если он сам не говорит, как развивается инцидент. Во-первых, это грубо. Во-вторых, создается впечатление, что вы рассматриваете собеседника как ребенка, нуждающегося в контроле.
Если приближается дедлайн, а ваш коллега или подрядчик молчит, спросите его напрямую, как продвигается работа. Завтра к 12.00 я должен показать клиенту тестовую версию сайта, и я немного волнуюсь. Можете ли вы сказать мне, все ли идет по плану? Нужна ли вам помощь? Таким образом вы не только узнаете, на какой стадии находится проект, но и покажете, что заинтересованы в нем.
4. «Жду вашего ответа».
Письмо кому-либо подразумевает, что вы ожидаете ответа как такового. Другими словами, эта фраза как минимум избыточна и очень странна. Кстати, это касается и обратной ситуации. Если что-то написано и требует ответа, не пренебрегайте письмом.
Если вам нужен конкретный ответ, спросите. Есть несколько возможных вариантов. Выделите в письме конкретный вопрос, например «Не могли бы вы сказать, когда я получу обратную связь от отдела кадров?» и попросите ответить на него. Если текст не предполагает конкретного ответа, но вы хотите знать, что письмо было прочитано, попросите добавить плюс или другой полезный символ/смайлик. Не отправляйте ответ «напишите еще раз», если собеседник просто никак не отреагировал. Лучше написать то же самое письмо еще раз и добавить к нему что-нибудь, например, уточнить какие-либо вопросы.
5. «С наилучшими пожеланиями».
«Заранее спасибо» и „заранее благодарю“ — вежливые фразы, но многие люди закрывают на них глаза. А все потому, что это выглядит как пассивная агрессия или просто манипуляция. Кажется, что у людей нет возможности отказаться заранее.
Прежде всего, стоит уточнить, способен ли человек выполнить ваши требования. Если он согласится, достаточно будет простого «спасибо». Если вы понимаете, что человек просит о чем-то, что должно быть сделано, постарайтесь найти для него какую-то выгоду, например: «Здравствуйте, Александр. Я знаю, что это не ваша работа, но у меня завтра презентация, и мне некому попробовать сделать проект. Не могли бы вы его сделать? За эту работу платят в два раза больше».
Слышали.
Самая интересная фраза. Вроде бы в ней нет ничего обидного или грубого — только констатация факта, что человек услышал своего собеседника. Однако звучит она все равно сухо и обидно, как будто собеседник не понял, что ему сказали, а буквально «услышал».
Обмен: можно заменить практически любым тривиальным синонимом: «я понял, спасибо», «я согласен». Также старайтесь омологировать свою работу, выводы и решения своими словами. ‘Я введу все в курс дела 26 августа’, ‘Сейчас задействуйте еще двух React native разработчиков на этом проекте, чтобы не срывать сроки’.
Подпишитесь на рассылку HR и Recruiter! Будьте в тренде вместе с Hurma
Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю пользовательское соглашение.