4. 7 Проверка наличия и состояния документов
4. 7. 1 Проверка наличия и состояния документов выявляет документы, подлежащие восстановлению и профилактической обработке, с целью определения фактического наличия единицы хранения и соответствия цифрам, указанным в учетных документах.
В ходе проверки выполняются следующие действия
Устанавливают фактическое наличие документов в деле,
выявить и устранить недостатки в оформлении документов, а также
выявить недостающие документы и организовать их восстановление; и
выявление и учет документов, требующих реставрации, обслуживания, профилактической и технической обработки.
4. 7. 2. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже одного раза в пять лет и перед передачей их на государственное хранение.
Дела ведутся партиями, проводится государственная проверка наличия и состояния.
После передачи дела в другое помещение,
после чрезвычайной ситуации, вызвавшей изъятие папки (эвакуацию) папки или доступ к месту хранения постороннего лица,
произошла смена начальника папки или ответственного за папку,
4. 7. 2. при организационной реорганизации или расформировании; 4. 7. 3.
4. 7. 3. при проверке наличия и статуса документов,
поддерживать порядок расположения документов на стеллажах и первичных носителях,
перекладывать документы, обнаруженные в неправильно вложенных конвертах и чеках,
изымать папки, не включенные в опись; и
изымать и помещать в карантин папки, зараженные плесенью и другими биологическими паразитами.
Включение неучтенных файлов в опись во время ревизии запрещено. Неучтенные коробки помещаются после учтенных коробок с последующей обработкой и объяснением.
4. 7. 4. Перед началом работы по проверке наличия и состояния дел изучается документация предыдущих ревизий, правильность проставления номеров дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие итоговой записи о деле переписи и описи.
4. 7. 5. Проверка наличия и состояния дела осуществляется путем сопоставления описательных статей описи, путем описания обложки папки (шифр, название архива и его структурная классификация, индекс дела, дата дела).
Физическое состояние папки определяется путем визуального осмотра папки. Все обнаруженные дефекты фиксируются в акте осмотра (Приложение 22).
Во время осмотра не допускается делать какие-либо пометки или записи, касающиеся проблем или других записей.
4. 7. 6. Конверты, выданные должностным лицам учреждения, читальных залов и других организаций во временное пользование, проверяются и признаются имеющимися на основании книг выдачи и ведения дел.
4. 7. 7. При проверке немедленно составляется контрольный лист о наличии и состоянии дел фонда. Контрольные листы нумеруются в числовой последовательности в разрезе каждой проверки фонда и подписываются исполнителем. После проверки фонда контрольные листы включаются в папку-скоросшиватель. Если при проверке не обнаружено дефектов, то контрольный лист в папку фонда не включается.
4. 7. 8. После проверки наличия и состояния каждого инвентарного документа в конце инвентаризации после записи об аттестации производится «сверка» и проставляется дата сверки. Регистрационная запись подписывается. Сотрудник, проводивший проверку, указывает свою должность и дает указания.
4. 7. 9. Если в ходе проверки выясняется, что соответствующие документы и документация отсутствуют, организуется их поиск.
Исследовать все документы, зарегистрированные при выдаче дел со склада,
Организовать поиск дел, которые не были обнаружены при проверке соответствующей структурной категории, в деятельности заведены неконфиденциальные дела после предварительного изучения сдачи.
Контролировать папки-распределители фондов микрорайона,
документы, относящиеся к фонду — папки-распределители уничтожить, составить акт на выдачу во временное пользование, изучить состояние ранее созданных операций и фондов проверки.
Исследование рекомендуется проводить в течение одного года после завершения контроля наличия.
4. 7. 10. Конверты, обнаруженные в результате обыска, перемещаются по месту их нахождения, о чем делается отметка на соответствующей карточке протокола в деле о невыявлении документов с указанием даты и подписи сотрудника.
Причины, выявленные по соответствующим документам, исключаются из переписных и других учетных документов в установленном порядке. В отчете указываются дата и номер актов, подтверждающих отсутствие дел и актов розыска. После того как результаты исследования будут изучены в ЕС. Ее решение утверждается руководителем организации, и бесспорный документ изымается из дела.
4. 7. 11. Проверка наличия и состояния документа считается законченной после проверки, внесения изменений в проверенное дело фонда и изменений в копию, подтверждающую список аффилированных лиц, внесения соответствующих сведений в дело постоянного хранения государственного дела. Утверждается архивным факультетом.
Правовая экспертиза документов
Правовая экспертиза документов — это анализ документов (различных договоров, торговых соглашений, приказов, постановлений, уставов, положений и т.д.), проводимый профессиональным юристом, который должен определить соответствие или несоответствие документа нормам законодательства. Благодаря их компетенции можно проверить или отклонить законность документа.
Когда проводятся проверки
Правовая оценка документа может обсуждаться в ходе претензии, судебного спора или различных разбирательств, если одна из сторон считает, что положения документа не соответствуют законодательным нормам.
Прежде чем подписывать документ, желательно, чтобы его оценил эксперт. Экспертиза покажет, что в документе-«ловушке» есть положение, которое можно трактовать двояко, и риторика, соответствующая его юридическому значению. Это поможет избежать финансового ущерба и минимизировать риски.
Что дает экспертиза
Правовая экспертиза документа позволяет ответить на вопрос, соответствует ли документ (полностью или частично) требованиям действующего в России законодательства.
Если обнаружены нарушения при составлении документа или установлено, что документ подписан неуполномоченным на то лицом, документ признается недействительным. Результат экспертизы может стать основанием для вынесения судом решения о недействительности сделки или отмене иных обязательств, возникших на основании документа.
Если вы заинтересованы в проверке законности документа, обращайтесь к нам! Мы имеем большой опыт проведения экспертизы самых разных документов и можем быстро определить, соответствует ли документ нормативным требованиям. В нашем штате работают высокоспециализированные юристы, которые знают, как защитить интересы наших клиентов.
Стоимость и требования к контролю зависят от предмета работы и ее направленности и определяются в индивидуальном порядке.
Какие документы необходимы?
Изъятие документов: некоторые правила его проведения
В ходе проверок федеральные налоговые инспекторы часто прибегают к такой процедуре, как выемка документов. Многие из них не соблюдают установленные законом процедуры. И работники, и руководство юридического лица находятся в шоковом состоянии и не знают, как защитить свои права. Рассмотрим, как происходит изъятие документов, что могут делать инспекторы и что запрещает закон.
В этом случае документы могут быть изъяты
Ключевые моменты! Решение по результатам проверки еще не должно быть принято.
Все остальные причины, которые могут быть указаны инспектором, не имеют значения. Документы не могут быть изъяты:
Причины изъятия документов
Инспекторы не обязаны информировать наших бухгалтеров или ответственных лиц о будущих изъятиях. И в большинстве случаев налоговые органы используют фактор неожиданности в своих целях.
В то же время инспектор не имеет права конфисковывать документы по своему усмотрению. Сначала инспектор должен получить решение от своего руководителя. В этом документе указываются причины и обстоятельства, при которых будет произведено изъятие.
Однако инспекторы часто не тратят время на обоснование своих действий. В большинстве случаев в решении указывается, что изъятие произведено потому, что сам налогоплательщик отказался предоставить надлежащим образом заверенные копии необходимых документов.
Если налогоплательщик решит оспорить обоснованную процедуру таким образом, судья, скорее всего, сыграет свою роль. Инспекторам не стоит писать общие фразы о том, что предприниматели не предоставляют документы на проверку или планируют их уничтожить или заменить.
Однако инспектор все равно имеет право изъять их, не проверив правильность оформления. Это возможно, если предполагается, что документы будет рассматривать профессионал, которому нужен прототип.
Решение должно содержать описание документов, подлежащих конфискации. Составлять конкретный перечень не обязательно. В Налоговом кодексе такого требования нет. Этой позиции придерживаются и суды.
Если инспектор нарушает правила составления решения, его действия можно обжаловать в апелляционном порядке. Для этого жалоба может быть подана как в ФНС, так и в судебную инстанцию.
Правила изъятия документов
Принять решение о возбуждении процедуры недостаточно. Существует еще несколько правил исполнения.
Ключевой момент! Если представителя юридического лица не устраивает предложенная кандидатура инспектора, он имеет право попросить о замене.
Еще один важный момент! Представителем организации может быть профессиональный юрист. Достаточно, чтобы руководство организации подало соответствующее заявление инспектору до начала конфискации. Обязанность юриста — проверить законность процедуры и предотвратить попытки психологического давления.
Инспекторы не могут начать расследование, как только войдут в здание правительства. Закон предусматривает, что на начальном этапе налоговый инспектор предложит представителю юридического лица добровольно предоставить необходимые документы. Если последует отказ или предложение будет проигнорировано, инспектор может начать осмотр помещений, шкафов, тумбочек и сейфов. Однако закон также гласит, что взламывать двери и замки следует только в крайнем случае.
Осторожно! В качестве юридического адреса организации может быть выбран домашний адрес директора. В этом случае налоговый инспектор не имеет права прийти к нему или войти в его квартиру или частный дом для проведения выемки. Закон запрещает подобные действия.
Особенности заполнения протокола.
Инспектор получил все необходимое от представителя организации или сам отобрал документы в деле. Однако они не имеют права забирать накладные, договоры или счета-фактуры домой в конвертах.
Это связано со следующими правилами.
Ключевой момент! Инспекторы часто не проводят инвентаризацию. Некоторые ограничиваются указанием количества коробок или конвертов. В этом случае суд может признать изъятие незаконным. Время начала изъятия и продолжительность акта Обычно инспекторам не разрешается посещать офис организации с 22:00 до 6:00 по местному времени. Однако в других случаях ограничений нет.
Если сотрудники налоговой службы начинают осмотр помещения с целью изъятия документов, они не могут сделать перерыв в течение нескольких часов. Этот процесс продолжается до тех пор, пока аудитор считает это необходимым.
Все вышесказанное относится исключительно к составлению описей или протоколов. Юридических сроков не существует.
Изъятия. Что дальше?
Протокол составлен. Инспектор должен ознакомить с ним свидетелей и представителей организации. Сотрудники имеют право получить копии своих документов.
Если инспектор изымает оригиналы документов, действуют особые условия. В этом случае представитель юридического лица должен получить копию, заверенную инспектором.
Часто бывает невозможно непосредственно скопировать и подписать все документы во время изъятия. Поэтому это необходимо сделать в течение пяти дней. Инспектор не имеет права требовать от налогоплательщика получения копий за свой счет. Он обязан сделать это самостоятельно. Когда должны быть возвращены документы?
Ответ на этот вопрос не содержится ни в Налоговом кодексе, ни в каком-либо другом нормативном акте. Процедура возврата изъятых документов также не регламентирована. В большинстве случаев документы передаются в организацию после завершения проверки. В большинстве случаев аудитор вообще «забывает» о них. В этом случае вы должны сначала обратиться к Федеральному налоговому комиссару с письменным запросом о возврате документов. Ваше заявление все еще не проверено? Вы можете подготовить свое дело в суде.