10. 1. 1 Работа с досье организуется в соответствии с правилами ведения досье.
В положение о досье должны быть включены следующие разделы.
При необходимости положение о досье может быть дополнено другими разделами.
10. 1. 2. Положения о юридических лицах, структурных подразделениях или архивах, входящих в состав службы ДОУ, согласовываются с компетентными органами Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждаются руководителем организации.
Положение о Центральном архиве (архиве) Федерального правительства или Центрального аппарата, являющегося филиалом органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Центрального отраслевого архива, являющегося филиалом органов государственной власти субъектов Российской Федерации, входящих в состав субъектов Российской Федерации, соответственно.
10. 1. 3. Заведующий архивом назначается приказом руководителя учреждения по представлению компетентного должностного лица и отклоняется.
Заведующий архивом организует архивное дело и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив обязанностей.
10. 1. 4. Заведующий архивом назначается на эту должность и освобождается от нее приказом руководителя учреждения. Ответственное лицо получает инструкции и при необходимости проходит стажировку в государственном архиве, куда передаются документы учреждения на государственную охрану.
10. 1. 5. На должность архивиста создается должностная инструкция в соответствии со штатным расписанием. В ней указывается вид поручения, возложенного на сотрудника, его обязанности и права.
Должностная инструкция согласовывается с юридической службой организации и утверждается руководителем архива (если архив относится к структурной категории), ответственным за службу ДПД, к которой относится архив (руководитель архива (дело — учреждение)).
10. 1. 6. Согласно сложившейся практике, основными формами повышения квалификации архивных работников и специалистов по учету ГС являются центры повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, конференции и семинары.
Повышение квалификации архивистов и делопроизводителей ГС согласовывается с руководством организации. Подготовка и проведение встреч по повышению квалификации осуществляется архивом совместно с ДОУ и отделом кадров.
10. 1. 7. Центральные архивы федеральных органов исполнительной власти или органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, центральные ведомственные архивы, ведомственные архивы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации могут организовывать, разрабатывать и совершенствовать регламенты отдельных отраслей (сроки хранения, ДОУ и дела различные перечни категорий документов типа типовых (типовых) приказов по номенклатуре) как для внутреннего использования в документообороте.
На основе отраслевых и методических документов архивы отраслевых организаций разрабатывают конкретные нормативно-методические документы для организации работы с документами и их хранения.
Планы нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и т.п.), созданных по делопроизводству, представляются на согласование в соответствующий отдел Архивной службы Российской Федерации для утверждения или подписания руководством ведомства или структурного отраслевого дела. .
Значение файлов в делопроизводстве
Если в компании нет картотеки, необходимо решить проблему создания такого отдела. Только так можно реализовать недостающий класс и наладить производственные процессы. Начнем с того, что организация организационного архива — очень важный шаг в этом процессе. В молодой компании, только начинающей свою деятельность, документооборот еще слаб, и менеджеры не заинтересованы в создании файлов. Однако со временем этот раздел становится необходимой потребностью.
Создание досье агентства требует много времени и усилий. Это связано с необходимостью упорядочить документы, отражающие все прошлое компании. Планируя создание организационного досье, рекомендуется сначала ознакомиться с юридическими сложностями этого дела. В качестве конфиденциальной информации в нем будут храниться личные данные сотрудников организации.
Правовая основа для создания организационных файлов
Организация архивных документов организации может осуществляться деловыми партнерами. В этом могут участвовать и внешние трудовые ресурсы (сотрудники других компаний). Хранение документов за пределами предприятия возможно, но дорого. Кроме того, в этом случае сотрудники компании не имеют прямого доступа к документам в нужное время. Лучшее решение — собирать документы внутри предприятия в отдельном офисном помещении.
Ответственность за разделение лежит на руководителе хранилища. В небольших компаниях это можно поручить секретарю, сотруднику отдела кадров или другому специалисту.
Чтобы узнать, как организовать учет документов в организации, изучите Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В этом федеральном законе прописаны правила работы с бумажной продукцией в хранилищах. Закон также определяет условия хранения для отдельных случаев.
Этапы создания документов в организации
Определив необходимость ведения документов, связанных с делопроизводством, руководитель обязуется сформировать отдельное подразделение. Файлы должны рассматриваться как структурная часть делопроизводства. Основными данными считаются специализированные документы, представляющие ценность для бизнеса. Под архив также выделяется структурное подразделение, которое несет полную ответственность за сохранность важных для бизнеса документов. Этому структурному подразделению необходимо продумать, как обеспечить сохранность необходимых документов.
При создании отдела для хранения документов перед ответственным лицом ключевой задачей является выбор соответствующей должности ответственного сотрудника, а также выбор условий, в которых будут храниться документы.
Соблюдая такие процедуры, необходимо создать архив документов.
Теперь перейдем к основной программе работы, с которой приходится иметь дело архиву.
Архивариус выполняет и другие обязанности. В обязанности руководства входит предоставление смет по финансовым вопросам в бухгалтерию. Затраты на создание архива минимальны, если у компании есть необходимые канцелярские принадлежности для формирования отдельных помещений, стеллажей и единиц хранения.
Если же организации приходится создавать картотеку с нуля, то экономические затраты будут выше. Рекомендуется приобретать канцелярские товары и бумажную продукцию, необходимую для организации картотеки в одном месте. The Stationery Mecca — это интернет-магазин, где вы можете найти все канцелярские товары, необходимые для организации работы с файлами, включая папки для документов, коробки для документов и папки-скоросшиватели.
Как правильно управлять файлами документов в вашей организации
Ведение архива документов — это процесс, с которым в той или иной форме сталкивается почти каждая организация. Со временем бумажных документов становится так много, что для них выделяется отдельная комната и создается архив. Как его вести? О чем должны знать сотрудники архива?
Зачем нужно хранить документы?
Если компания небольшая, то архив документов может вести один человек, например, бухгалтер. Однако для крупных компаний создание отдельного архива — важный способ сохранить большие объемы документов.
Архивы документов требуют такого же внимания, как и другие части организации. Существуют уникальные правила, которые делают архив удобным средством хранения важных документов. Соблюдение их делает это пространство менее неприятным.
Основные правила ведения архива документов
Существует несколько правил ведения архива документов.
Правило 1: Определите порядок работы с файлами
Архивы документов функционируют в соответствии со следующими разрешениями
Этот шаг помогает напрямую определить, кто регулирует работу над файлом, и упрощает применение следующих правил.
Правило 2: Установите, кто отвечает за дело
После того как определен уровень работы архива документов, важно выбрать сотрудника, который будет ежедневно его курировать.
Ответственный за дела сотрудник, заведующий архивом или архивариус, определяется в специальном приказе. Его местонахождение обязательно должно быть отражено в штатном расписании организации.
К обычным обязанностям архимандрита также относятся следующие
Как готовятся файлы к архивированию
В процессе работы бизнеса формируется множество документов для длительного хранения. Чтобы избежать санкций, подготовка дел к архивному хранению должна быть организована правильно, с учетом требований законодательства и нормативных актов.
Процесс подготовки документов к передаче в архив
Закон определяет, какие документы подлежат архивному хранению — срок их хранения превышает 10 лет. Они должны быть переданы на архивное хранение по завершении ведения дела: не менее чем через год и не более чем через три года. Документы по личному делу государственных служащих — по истечении 10 лет со дня окончания срока действия заключенных с ними контрактов (Положение 4. 1-4. 2пп, утвержденное приказом Министерства культуры Российской Федерации; 4. 1-4. 2 — 526 от 31. 03. 2015).
Чтобы отправить документ в архивохранилище, его нужно сначала подготовить. Для начала уточним, на каком этапе происходит поэтапная подготовка документа к хранению.
Шаг 1. Классифицируйте документы по группам — личного, постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения.
Шаг 2: Оцените их ценность. Отберите документы для дальнейшего содержания или ликвидации. Проверка осуществляется специальной экспертно-проверочной комиссией.
Без экспертизы документы не утверждаются. После ликвидации документов всегда составляйте акт об их утрате.
Шаг 3. По результатам экспертизы опишите опись каждого дела, подлежащего передаче в хранилище (см. номер, дату, заголовок, количество листов и т. д.).
Шаг 4. Поэтапно подготовьте папки, которые будут переданы в архив для долгосрочного хранения. Пронумеруйте листы и укажите основную информацию на обложке (название компании, номер, дата и название, количество листов, срок хранения).
Шаг 5: Закройте каждое дело. На авторизованной надписи переплета книги должна стоять подпись руководителя и печать компании. Этот шаг необходим для упорядочивания дел и упрощения поиска необходимых действий.
Если документ хранится менее десяти лет, папку разрешается использовать по упрощенной системе. Если документ хранится в стандартной папке, нет необходимости подсчитывать листы, подшивать или делать надписи. Не требуется и составление описи.
Процедура передачи файлов
Передача подготовленных документов в дела осуществляется компетентными должностными лицами, назначенными приказом по администрации. Первоначально составляются описи дел по категориям. Она составляется по специальной форме. В него включается следующая информация
Далее, с учетом перечня актов в сборных делах, передача документов в дела оформляется общей описью. Все дела регистрируются с указанием основной информации о них. В заключение указывается количество дел в описи и их систематизирующие признаки. Она должна быть подписана аккредитованными сотрудниками и утверждена Советом по профессиональному управлению.
При передаче папок в государственное делопроизводство работник государственного делопроизводства проверяет правильность их составления в соответствии с установленными требованиями. Если они составлены неправильно, их возвращают на переоформление. Если все правильно, сотрудник службы государственной регистрации подписывает акт передачи.
Читайте также: этапы передачи документов по личному составу в архив
Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как организовать делопроизводство в коммерческих организациях и ИП. Воспользуйтесь этими инструкциями бесплатно.
Сроки хранения документов в делах
Срок, в течение которого должен храниться документ, указан в перечне типовых документов по делопроизводству, утвержденном 236 Инструкцией от 20. 12. 2019 № 236 Росархива. Есть категории, которые хранятся только один год, а есть категории, по которым документы нужно сдавать в архив учреждения на постоянное хранение или до ликвидации организации.
Аудиторский орган оставляет за собой право в любой момент запросить дело для контроля правил и продолжительности хранения. В случае нарушения налагается штраф в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Помимо архивирования бумажных документов, документы в организации могут храниться и в электронном формате. Файлы создаются на специальном сервере (оснащенном программами и техническими устройствами для чтения, копирования и перезаписи). Обязательным является хранение двух копий электронных документов на разных носителях. За защиту от несанкционированного доступа и сохранность персональных данных отвечают специально назначенные сотрудники. Эти правила прописаны в п. 2. 30 Положения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации. 526 от 31 марта 2015 года.
‘Шаг 5. Создайте на всякий случай обязательный документ. Залог должен быть подписан ответственным лицом и скреплен печатью компании. Этот шаг необходим для систематизации дела и облегчения поиска необходимых действий. — Можно задать вопрос автору? Можете ли вы дать ссылку на нормативный документ, в котором описано, что должно быть подписано на печати?