Делопроизводство, как отдельная сфера деятельности, требует качества документов и организации работы с ними. Какие виды документов относятся к делопроизводству?
Что такое документ в делопроизводстве?
Современные стандарты в области делопроизводства определяют понятие «документ» следующим образом.
Таким образом, документы — это материальные носители любого вида, на которых записана информация и которые имеют юридическую силу. Носитель важной информации приобретает юридическую силу документа, если выполняются его основные условия.
Из чего состоит документ?
Каждый официальный документ имеет различные внешние признаки, по которым его можно распознать. Это форма и размер, тип материального носителя и способ фиксации данных. В качестве способов фиксации данных в делопроизводстве могут использоваться буквы, печать, графика, аудио- и видеорегистрация.
Реквизиты документа — имя, составитель, получатель, текст, дата, подпись, анализ, корректировка, утверждение — называются обязательными реквизитами. Согласно ГОСТ 7.0. 8-2013 в области делопроизводства, они являются обязательными элементами официальных документов. Цель их создания определяет количество реквизитов и их состав. В большинстве случаев от правильного оформления реквизитов зависит юридическая сила официального документа, то есть статус утверждаемого закона.
Отсутствие обязательных базовых элементов лишает документ юридической значимости, делает сделку недействительной, а информацию — недостоверной. Иными словами, документ может подтвердить юридические обязательства или хозяйственную деятельность компании только при соблюдении установленного порядка его оформления.
Все эти условия и составляют форму — вид документа. Практически для каждого вида документа существует своя типовая форма. Он представляет собой совокупность обязательных требований и определенного порядка. Каждый вид документа (письмо, приказ, счет-фактура, АКТ) имеет свою форму. Требования, которые необходимо заполнить для данного вида документа, определяют ГОСТы.
Пример грамотного оформления необходимых пунктов заказа, включая инструкции
Для того чтобы минимизировать ошибки исполнителей при заполнении данных, требуемых документом, разрабатываются и используются бланки Read y-Made. Как правило, в делопроизводстве используются следующие виды документов
Зачем сортировать документы по видам?
Различные виды делопроизводственных документов имеют свою информацию. Они являются важным элементом внутренней организации каждого бизнеса, обеспечивая взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация является основой для принятия управленческих решений. В делопроизводстве одновременно функционируют различные виды документов. Функции рабочих объектов и их последствия. Современное делопроизводство включает в себя множество документов различных типов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Для этого их необходимо сортировать.
Сортировка — это разделение служебных документов на виды по признакам сходства и различия. Современное делопроизводство требует определения принципов составления и оформления документов, выявления оптимального формата и методов работы.
Основная цель классификации — повышение эффективности и действенности механизма управления. Это обеспечивает быстрый поиск по массиву документов, ускоряет делопроизводство, исполнение и контроль.
Классификация необходима для консолидации официальных документов. Она служит основой для создания автоматизированных канцелярских систем, разработки единых правил создания и оформления документов, создания шаблонов и трафаретных текстов.
Назначение документации можно определить следующим образом.
Эти порошки полезны при работе с документами.