На этот вопрос отвечает А.-П. Волсина, заведующая отделом фондов Государственного архива Кузбасса.
В классификацию дел по личному составу входят приказы об обязанности работать в выходные и праздничные дни, т.е. о предоставлении дополнительных выходных дней за отработанное время, приказы о предоставлении дополнительного отпуска в связи с нарушениями, приказы о предоставлении дополнительного отпуска в связи с обучением с сохранением среднего рабочего времени. Доходы лиц, совмещающих работу с обучением — Приказы о трудовой практике — Приказы о начислении стажа — Приказы о материальной помощи. Сколько из них нужно хранить? Все ли они из приказов по личному составу?
В крупных организациях с большим количеством сотрудников и сложной организационной структурой часто издается большое количество различных распорядительных документов (приказов, распоряжений). Например, об установлении надбавок (тарифов, процентов) и изменении окладов в целом по компании (общая формулировка с указанием наименований должностей и процентов без указания ФИО), об обязанностях, полномочиях, структуре и т. д. Это вопросы, оформленные приказами. — Это вопросы, оформленные в приказах по ключевым направлениям деятельности. В конечном итоге это касается организации производственного процесса (т.е. основной деятельности), за которую отвечает руководитель организации и вся команда компании.
Однако для изменений, затрагивающих конкретных сотрудников (например, повышение зарплаты с указанием сумм или конкретных фамилий, установление надбавок и персональных льгот, назначение ответственных лиц и т. д.), необходимо оформить приказ о персональной структуре. На основании такого приказа можно изменить условия труда работника, оговоренные в трудовом договоре.
Виды приказов, упомянутых в вопросе, и сроки их хранения приведены в таблице ниже.
Росархив разъяснил, в течение скольких лет работодателю необходимо удерживать работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни. Разъяснение было дано письмом № Р/Т-1279. Росархив отметил, что информация, содержащаяся в штатном расписании организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, не раскрывается. Установленная этими приказами надбавка за работу в выходные и праздничные дни учитывается в лицевом счете работника. Таким образом, в штатном расписании организации отсутствует долгосрочное хранение приказов о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни для обеспечения социальных прав работника при выходе на пенсию. Учитывая вышеизложенное, мы приходим к выводу, что данные приказы могут храниться в организации не более пяти лет.
Статья 403 Справочника 2019 года не включает такие документы, как приказы, в перечень видов документов, относящихся к расчету давности прошлых услуг. Однако при определении срока хранения таких приказов руководствуются тем, что вопросы, связанные со старинными расчетами по службе, хранятся 50/75 лет. На практике старинный расчет (определение) подразумевает определение (или увеличение) дополнительной прибыли и темпов роста, связанных с заработной платой определенных сотрудников.
Приказы о материальной помощи могут сохраняться в течение пяти лет. Для этого необходимо провести стоимостную экспертизу и закрепить этот факт в протоколах профкома учреждения, а также в номинациях текущих дел.
Материальная помощь может быть частью системы оплаты труда работодателя. В этом случае размер и порядок выплаты такой помощи определяется работодателем самостоятельно. Должность определена письмом № 14-1/ООГ-15412 [3].
Заработная плата включает в себя выплаты работникам, компенсационные выплаты (доплаты и надбавки) и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Материальная помощь является социальной выплатой и не включается в заработную плату. Однако трудовое законодательство позволяет работодателю устанавливать правила, улучшающие положение работников по сравнению с общеустановленными (ч. 3 ст. 41 ТК РФ).
В связи с этим работодатель имеет право включать дополнительные гарантии и меры поддержки работников в локальные нормативные акты по оплате труда или коллективный договор.
Таким образом, материальная помощь не входит в систему оплаты труда, не поощряется и не учитывается при расчете среднего заработка (см. статью 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы [4]). 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы [4]).
Разумеется, факт выплаты повышенной материальной помощи (разовой или единовременной) отражается в зарплате или на лицевом счете работника.
Также обратите внимание, что § 295 Справочника на 2019 год, ст. (Пример 2).
Как правило, многие важные приказы о подписке не оформляются в течение финансового года. Поэтому включение этих приказов в архив кадровой службы (см. ст. 434А Перечня 2019 г.) не является существенным нарушением Закона об архивном деле и Закона о труде.
[1]Ниже — каталог типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, указывается срок хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019, 12.)
[2] С этого — 21. 09. 2020 № Р/Т-1279.
[3] Письмо Минтруда России 14-1/ООГ-15412 от 28. 09. 2020 г.
[4] Постановление Правительства РФ от 24. 12. 2007 № 922 (с изменениями на 10. 12. 2016).
В соответствии с номенклатурой дел, сколько договоров о материальной ответственности хранится?
В соответствии с номенклатурой дел, сколько договоров о материальной ответственности хранится?
Ответ.
Вопрос Ответ:
Срок хранения документов указан в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004г. 125-ФЗ и в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России. 558 от 25 августа 2010 года.
Согласно пункту 457 справочника, договор о материальной ответственности основного лица хранится в течение пяти лет после увольнения основного лица.
Материальные реквизиты кадровой системы:
1. все: сколько лет должна храниться кадровая документация?
Срок, в течение которого должны храниться личные документы, установлен в статье 22(1) закона. Входит в перечень, утвержденный 125-ФЗ от 22 октября 2004 года и Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558. № 558 Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года. Датой начала срока хранения документа является 1 января года, следующего за годом завершения работы над документом, а не со дня его создания (ст. 558). 21.1 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., п. 2).
Таким образом, приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, отпусках без сохранения заработной платы и другие кадровые приказы, а также заявления работников, если они хранятся в личном деле, должны храниться, как правило, не менее 75 лет при условии, что учет был завершен до 1 января. Если эти документы были составлены после 1 января 2003 года, они должны храниться не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также должны храниться 75 лет, если учет был завершен до 1 января 2003 года, и 50 лет, если он был завершен после 1 января 2003 года, а личные дела директоров должны храниться постоянно. Списки сотрудников также должны храниться постоянно.
Однако эти сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, для которых в перечне архивных документов установлены иные сроки хранения (пункт 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года).
При этом все документы по личному составу, созданные в период работы гражданского служащего, не являющегося государственным служащим, должны храниться 75 лет, независимо от даты создания.
Такой порядок предусмотрен статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Приказы о выдаче годовых и учебных разрешений, приказы о направлении в командировки по России (а также другие документы, связанные с командировками, например, служебные задания, отчеты и т. д.), приказы о наложении взысканий и заявления работников должны храниться индивидуально, не в личном деле, и только в течение пяти лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Министерства внутренних дел № 558. № 558 Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года.
Примечание: Изменение срока хранения документов по личному составу, введенное законом 22.1, документ № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, касается только тех документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. В то же время законодатели допустили ошибку, формально увеличив срок хранения всех документов по личному составу. В частности, в соответствии с п. 19 и 665 Справочника, утвержденного Приказом № , где установлен пятилетний срок хранения. 558 Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. Теперь готов законопроект о внесении изменений в закон №. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, чтобы устранить этот недостаток. Как поясняют эксперты Росольда, до принятия этих изменений необходимо применять существующую систему определения сроков хранения документов в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России. 558 от 25 августа 2010 года во избежание недоразумений и штрафных санкций и не выбрасывать на уничтожение документы личного состава.
Документация по аттестации рабочих мест должна храниться в течение 45 лет, а при наличии тяжелых, вредных или опасных условий труда — 75 лет.
Сохраняйте трудовые книжки даже после замены их молодыми людьми. Срок хранения составляет один год. Программы каникул также имеют срок хранения один год.
Срок, в течение которого документ подтверждает, что работник прошел обучение за счет средств учреждения, определяется по требованию налогового законодательства. В пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ сказано, что для того, чтобы принять эти расходы к вычету из налогооблагаемой прибыли, организация должна хранить все документы, подтверждающие обучение (договоры с учебными заведениями, приказы председателя правительства, обучение, услуги, дипломы, сертификаты, свидетельства, удостоверения, документы сотрудников). Срок хранения фонда образования для командированных сотрудников ограничен договором на обучение и одним годом в течение трудовой деятельности сотрудника, но не более четырех лет.
Комфортной работы привет и пожелания, Екатерина Зайцева,